Таблицы | Napulse

Таблицы

«Таблицы» — электронные таблицы прямо в CRM, похожие на Google Таблицы: столбцы, строки и формулы. Главное отличие — их могут заполнять роботы: например, робот записывает в таблицу сумму оплаты или ответ клиента на анкету, а формулы сразу пересчитываются. Раздел нужен владельцу и тому, кто ведёт учёт: оплаты по менеджерам, заявки с вебинара, ответы на анкеты.

Где найти: меню → «Технический блок» → «Таблицы». Кто видит: право «Технический блок: просмотр» — с ним можно открывать таблицы, корзину и выгружать CSV/XLSX. Кто меняет: право «Технический блок: управление» — создавать, править, удалять и восстанавливать таблицы. Без него экран открывается только для просмотра: кнопок правки нет, сверху надпись «Только просмотр».

Как устроен экран

Список таблиц

Список таблиц
Рис. 1. Форма «Новая таблица» и список таблиц

  1. «Новая таблица» — форма создания: «Название», «Как заполнять строки» и кнопка «Создать».
  2. Список таблиц — название и режим строк. Нажмите на название, чтобы открыть таблицу. Значок корзины справа переносит таблицу в корзину (см. Как удалить и восстановить таблицу).
  3. Корзина — удалённые таблицы с датой удаления и кнопками «Восстановить» и «Удалить навсегда».

Редактор таблицы

Редактор таблицы
Рис. 2. Таблица «Оплаты курса по менеджерам»

  1. Шапка — стрелка «назад», название, кнопки «Экспорт CSV» и «Экспорт XLSX».
  2. Строка формул («fx») — адрес выбранной ячейки и её значение или формула.
  3. «Поля (их заполняют роботы) и переменные листа» — раскрывающийся блок со списком столбцов и переменных.
  4. Сетка — первый столбец «Контакт» показывает, к какому клиенту относится строка; дальше ваши столбцы A, B, C…
  5. Подсказка внизу — правый клик по ячейке вставляет или удаляет строку и столбец и задаёт тип столбца; двойной клик по заголовку переименовывает столбец.

Как создать таблицу

Пример: после вебинара школа хочет собирать в одну таблицу всех, кто оставил заявку.

  1. В форме «Новая таблица» введите «Название» — «Заявки с вебинара».
  2. В «Как заполнять строки» выберите режим:
    • «Одна строка на контакт» — у каждого клиента ровно одна строка; повторная запись по тому же клиенту обновляет его строку. Подходит для учёта «кто что купил».
    • «Новая строка при каждой записи» — каждая запись добавляет строку. Подходит для журнала заявок и событий.
  3. Нажмите «Создать».

Создание таблицы
Рис. 3. Название и режим «Новая строка при каждой записи»

Готово: таблица появилась в списке (см. Рис. 1). Откройте её и добавьте столбцы через правый клик.

Листы таблицы

Таблица может состоять из нескольких листов — как в Google Таблицах. Вкладки листов находятся под сеткой.

  • «+» слева от вкладок добавляет лист в конец («Лист2», «Лист3»…).
  • Двойной клик по вкладке — переименовать лист.
  • Перетащите вкладку, чтобы поменять порядок.
  • Правый клик по вкладке — меню: «Переименовать», «Создать копию», «Скрыть лист», «Удалить лист». Удаление спрашивает подтверждение. Последний лист удалить нельзя, последний видимый — скрыть.
  • Скрытые листы собраны справа в «Скрытые листы: N» — оттуда их можно показать снова.

Формула может брать значения с другого листа той же таблицы: ='Оплаты'!B2, =SUM('Оплаты'!B:B), =SUMIFS('Оплаты'!C:C; 'Оплаты'!A:A; "Иван"). Имя листа пишется в одинарных кавычках, после него — «!». Когда меняются данные на листе «Оплаты», формулы на других листах пересчитываются сразу. При переименовании листа ссылки на него в формулах переписываются сами; если лист удалить, такие формулы покажут ошибку «Неизвестный лист».

Как работать с ячейками и формулами

  1. Нажмите на ячейку — её значение появится в строке формул.
  2. Введите значение или формулу: просто начните печатать, нажмите Enter или F2 либо дважды щёлкните по ячейке. Формула начинается со знака =, например =SUM(B1:B6) — сумма столбца B с 1-й по 6-ю строку, или =amount*2 — по ключу столбца.

Выбранная ячейка и строка формул
Рис. 4. Ячейка со суммой и её значение в строке формул

  1. Правой кнопкой мыши по ячейке откройте меню: «Вставить строку», «Удалить строку», «Вставить столбец», «Удалить столбец», «Тип столбца», «Определить тип по данным». Тип столбца задаёт, как показывать значения: число, дата, процент, валюта, формула.

Меню ячейки
Рис. 5. Меню по правому клику

Готово: формулы пересчитываются сами при любом изменении, в том числе когда строку дописал робот. Если формула не может посчитаться (например, деление на ноль), в ячейке будет ошибка — наведите курсор, чтобы увидеть причину.

Клавиши — как в Excel и Google Таблицах:

  • стрелки — к соседней ячейке, Shift + стрелки — выделить диапазон, Ctrl + стрелки (⌘ на Mac) — к краю таблицы;
  • Enter или F2 — править ячейку; в режиме правки Enter сохраняет и переходит вниз, Tab — вправо, Shift + Tab — влево, Escape — отменяет правку;
  • Tab и Shift + Tab — к следующей и предыдущей ячейке;
  • Delete или Backspace — очистить выделенные ячейки;
  • Ctrl + C и Ctrl + V (⌘ на Mac) — копировать выделенное и вставить из Excel или Google Таблиц; за раз вставляется до 500 ячеек.

Ширину столбца можно поменять, потянув за правый край его заголовка.

Поддерживаются привычные функции: SUM, SUMIF, SUMIFS, COUNTIF, COUNTIFS, AVERAGEIF, IF, ROUND, MIN, MAX, TODAY, DATE и другие — с теми же названиями, что в Excel.

Практический пример. Чтобы посчитать выручку Марии Соколовой, в свободной ячейке введите =SUMIFS(B1:B6, A1:A6, "Мария Соколова") — сумма столбца «Сумма» там, где в столбце «Менеджер» стоит Мария.

Поля для роботов и переменные листа

Раскройте блок «Поля (их заполняют роботы) и переменные листа».

Поля и переменные листа
Рис. 6. Ключи столбцов и переменная «итого»

  1. Поля листа — у каждого столбца есть ключ латиницей (manager, amount, paid_at, source). Робот пишет значение именно по ключу столбца в строку своего клиента. В формулах тоже можно ссылаться по ключу: =amount*qty.
  2. Переменные листа — именованные значения или формулы на весь лист. Например, переменная итого с формулой =SUM(amount) считает сумму всего столбца. Введите имя, значение или формулу и нажмите «Добавить».

Готово: робот с действием «Записать в таблицу» сможет класть данные в нужные столбцы. Как настроить такое действие — в разделе Роботы.

Как выгрузить таблицу

  • «Экспорт CSV» — значения листа для Excel или LibreOffice; формулы выгружаются уже посчитанными.
  • «Экспорт XLSX» — книга Excel со всеми листами таблицы и живыми формулами, которые пересчитаются при открытии. Ссылки между листами остаются формулами.
  • «Экспорт CSV» выгружает только открытый лист.

Как удалить и восстановить таблицу

  1. В списке таблиц нажмите значок корзины справа от таблицы.
  2. Проверьте название в окне «Удалить таблицу «…»?» и нажмите «В корзину».
  3. Внизу появится сообщение «Таблица в корзине» с кнопкой «Восстановить» — если удалили по ошибке, нажмите её.

Таблица в корзине хранится со всеми строками, формулами и переменными. Пока она там, роботы не могут в неё писать: действие «Записать в таблицу» завершится ошибкой «Таблица не найдена». Имя удалённой таблицы свободно — можно сразу создать новую с тем же названием.

Чтобы вернуть таблицу, в разделе «Корзина» нажмите «Восстановить». Если в проекте уже есть таблица с таким же названием, восстановить не получится — сначала переименуйте ту, что в списке.

«Удалить навсегда» в корзине стирает таблицу и все её данные без возможности вернуть; перед этим CRM ещё раз спросит подтверждение.

На телефоне

Таблица на телефоне
Рис. 7. Таблица на телефоне

На телефоне таблица листается пальцем вверх-вниз и вбок, строка формул и кнопки экспорта остаются сверху. Чтобы поправить ячейку, коснитесь её, а затем коснитесь ещё раз — откроется поле ввода с клавиатурой. Смотреть данные можно с телефона, а редактировать много ячеек удобнее на компьютере.

Частые вопросы

У клиента задвоились строки. Так бывает только в режиме «Новая строка при каждой записи» — он так и задуман. В режиме «Одна строка на контакт» строка обновляется.

Робот записал пустую ячейку. У робота пустая переменная, которую он должен был записать. Заполните её раньше по сценарию.

В столбце «Контакт» видно «…». Большая таблица грузится частями по 200 строк: при быстрой прокрутке новые строки подгружаются за долю секунды. Если часть строк не загрузилась (например, пропал интернет), над таблицей появится сообщение и кнопка «Повторить» — уже открытые строки при этом остаются на месте.

Можно ли сослаться на другую таблицу? На другой лист той же таблицы — да (='Лист'!A1). На другую таблицу — нет.

Ключ столбца не работает в формуле. Ключ не должен быть похож на адрес ячейки (D108, A1). Называйте ключи словами: amount, stage.

Связанные разделы

Предыдущая
Аналитика
Следующая
Лиды и группы подписчиков